Politica de confidențialitate

COS FIRE respectă confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal.

Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date cu caracter personal putem colecta atunci când utilizați website-ul cosfire.ro, ne contactați sau solicitați serviciile noastre, în ce scop sunt utilizate aceste date, temeiurile prelucrării, destinatarii acestora și drepturile dumneavoastră în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”) și legislația aplicabilă.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

În sensul GDPR, COS FIRE SRL stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal în situațiile descrise în prezenta Politică de confidențialitate.

2. Cui se aplică această politică

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică persoanelor fizice ale căror date pot fi prelucrate de COS FIRE în legătură cu website-ul și activitatea societății, inclusiv:

• vizitatorilor website-ului;
• persoanelor care ne contactează;
• persoanelor care solicită informații sau oferte;
• beneficiarilor sau potențialilor beneficiari ai serviciilor COS FIRE;
• reprezentanților, angajaților sau persoanelor de contact ale beneficiarilor persoane juridice;
• proiectanților, colaboratorilor, furnizorilor și altor specialiști implicați în proiecte;
• persoanelor ale căror date sunt incluse în documentele transmise către COS FIRE în cadrul proiectelor.

3. Ce date cu caracter personal putem prelucra

În funcție de modul în care interacționați cu COS FIRE, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• funcție și societatea/organizația reprezentată;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• alte date de contact furnizate voluntar.

Date privind solicitările și comunicările

• informațiile transmise prin formularul de contact;
• conținutul mesajelor și al corespondenței;
• solicitările de ofertă;
• informațiile comunicate telefonic sau prin e-mail.

Date necesare derulării relațiilor contractuale

• date de identificare și contact ale beneficiarilor și reprezentanților acestora;
• informații necesare întocmirii ofertelor și contractelor;
• date necesare facturării și evidenței financiar-contabile;
• corespondența aferentă proiectelor.

Date conținute în documentațiile tehnice

În cadrul serviciilor prestate, COS FIRE poate primi documentații tehnice, administrative sau contractuale care pot conține date cu caracter personal, precum numele și datele de contact ale beneficiarilor, proiectanților, verificatorilor, experților, executanților, diriginților de șantier, reprezentanților societăților sau altor persoane implicate în proiect.

Date tehnice privind utilizarea website-ului

În funcție de configurarea website-ului și de tehnologiile utilizate, pot fi prelucrate anumite informații tehnice, precum:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile accesate;
• informații tehnice necesare securității și funcționării website-ului.

Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este detaliată separat în Politica de cookie-uri.

4. Cum colectăm datele

Datele cu caracter personal pot fi colectate:

• direct de la dumneavoastră, atunci când completați un formular pe website;
• atunci când ne contactați prin telefon sau e-mail;
• atunci când solicitați o ofertă;
• atunci când încheiați sau derulați un contract cu COS FIRE;
• atunci când ne transmiteți documentații în cadrul unui proiect;
• de la societatea sau organizația pe care o reprezentați;
• de la proiectanți, colaboratori sau alți participanți la un proiect;
• din documentații tehnice sau administrative transmise în vederea prestării serviciilor;
• automat, în cazul anumitor date tehnice generate prin utilizarea website-ului.

5. În ce scop prelucrăm datele

COS FIRE poate prelucra date cu caracter personal în următoarele scopuri:

• pentru a răspunde solicitărilor transmise prin website, telefon sau e-mail;
• pentru comunicarea cu potențialii beneficiari;
• pentru analizarea solicitărilor și pregătirea ofertelor;
• pentru încheierea și executarea contractelor;
• pentru prestarea serviciilor de consultanță, proiectare și asistență tehnică;
• pentru elaborarea și gestionarea documentațiilor tehnice;
• pentru comunicarea și coordonarea cu beneficiarii, proiectanții, verificatorii, experții, executanții și ceilalți participanți la proiect;
• pentru îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale și contabile;
• pentru gestionarea facturilor și plăților;
• pentru apărarea și exercitarea drepturilor și intereselor legitime ale COS FIRE;
• pentru securitatea și funcționarea website-ului și a sistemelor informatice;
• pentru transmiterea comunicărilor comerciale, numai atunci când există un temei legal pentru aceasta.

6. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de situație, prelucrarea datelor poate avea la bază unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

Executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri înainte de încheierea unui contract – atunci când solicitați o ofertă, contractați servicii sau este necesară prelucrarea datelor pentru executarea serviciilor solicitate.

Îndeplinirea unei obligații legale – atunci când COS FIRE trebuie să prelucreze sau să păstreze anumite date pentru respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile sau a altor obligații prevăzute de lege.

Interesul legitim al COS FIRE – pentru gestionarea relațiilor profesionale și comerciale, comunicarea cu reprezentanții beneficiarilor și colaboratorilor, protejarea drepturilor societății, prevenirea utilizării abuzive a website-ului și asigurarea securității sistemelor informatice, în măsura în care drepturile și libertățile persoanelor vizate nu prevalează asupra acestor interese.

Consimțământul – atunci când legislația impune obținerea consimțământului, de exemplu pentru anumite comunicări comerciale sau categorii de cookie-uri.

În situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

7. Formularul de contact și solicitările de ofertă

Atunci când utilizați formularul de contact sau solicitați o ofertă, COS FIRE poate prelucra datele introduse de dumneavoastră pentru:

• identificarea solicitantului;
• analizarea solicitării;
• contactarea dumneavoastră;
• solicitarea unor informații suplimentare;
• întocmirea și transmiterea unei oferte;
• efectuarea demersurilor necesare înainte de eventuala încheiere a unui contract.

Vă recomandăm să nu transmiteți prin formularul de contact date cu caracter personal care nu sunt necesare soluționării solicitării.

8. Datele conținute în documentațiile tehnice

În desfășurarea activității sale, COS FIRE poate primi documentații de arhitectură, proiecte tehnice, scenarii, expertize, autorizații, avize, procese-verbale, documente de calitate și conformitate, contracte și alte documente aferente obiectivelor analizate.

Aceste documente pot conține date cu caracter personal ale persoanelor implicate în proiect.

COS FIRE va utiliza aceste informații numai în măsura necesară prestării serviciilor contractate, îndeplinirii obligațiilor legale și gestionării documentației aferente proiectului.

9. Cu cine putem partaja datele

În funcție de natura serviciilor și numai atunci când este necesar, datele cu caracter personal pot fi comunicate către:

• angajații și colaboratorii autorizați ai COS FIRE;
• furnizorii de servicii IT, hosting și mentenanță;
• furnizorii de servicii de e-mail și comunicații;
• furnizorii de servicii contabile, juridice sau administrative;
• proiectanți, verificatori, experți, executanți și alți specialiști implicați în proiect, atunci când acest lucru este necesar;
• autorități și instituții publice, atunci când comunicarea este necesară pentru îndeplinirea serviciilor contractate sau este impusă de lege;
• alte persoane sau entități atunci când comunicarea este necesară pentru executarea contractului sau pentru protejarea drepturilor legitime ale COS FIRE.

COS FIRE nu comercializează și nu vinde datele cu caracter personal către terți.

Furnizorii care prelucrează date în numele COS FIRE vor putea avea acces numai la informațiile necesare furnizării serviciilor respective și vor fi supuși obligațiilor aplicabile privind protecția datelor.

10. Transmiterea documentațiilor către autorități

Atunci când serviciile contractate includ pregătirea, depunerea sau gestionarea unor documentații în relația cu autoritățile competente, anumite date cu caracter personal pot fi incluse în documentațiile transmise acestora.

Transmiterea se realizează numai în măsura necesară îndeplinirii serviciilor contractate și/sau a obligațiilor legale aplicabile.

11. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În funcție de furnizorii de servicii tehnologice utilizați pentru funcționarea website-ului, găzduire, comunicații sau alte servicii informatice, anumite date pot fi prelucrate în afara Spațiului Economic European.

În situația în care are loc un asemenea transfer, COS FIRE va urmări utilizarea mecanismelor și garanțiilor prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor.

Informații suplimentare privind transferurile aplicabile pot fi solicitate la office@cosfire.ro.

12. Cât timp păstrăm datele

COS FIRE păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care acestea au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

Perioada concretă de păstrare poate varia în funcție de natura datelor și de scopul prelucrării.

La stabilirea perioadei de păstrare sunt avute în vedere, după caz:

• durata necesară soluționării unei solicitări;
• durata negocierii și executării contractului;
• durata proiectului;
• obligațiile legale privind păstrarea documentelor financiar-contabile și contractuale;
• termenele legale de prescripție;
• necesitatea apărării drepturilor și intereselor legitime ale COS FIRE.

După expirarea perioadelor necesare, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate, după caz și în conformitate cu obligațiile legale aplicabile.

13. Securitatea datelor

COS FIRE urmărește aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii accidentale ori ilegale.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale și contractuale.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor.

14. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, persoanele vizate beneficiază, după caz, de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele cu caracter personal;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, în situațiile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul de opoziție;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile prevăzute de GDPR;
• dreptul de a depune o plângere în fața autorității competente pentru protecția datelor.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la office@cosfire.ro.

Pentru identificarea corectă a solicitării și protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, COS FIRE poate solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea.

15. Plângeri privind protecția datelor

Dacă apreciați că datele dumneavoastră cu caracter personal au fost prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

Înainte de formularea unei plângeri, vă încurajăm să ne contactați la office@cosfire.ro pentru a încerca soluționarea directă a oricărei probleme privind prelucrarea datelor.

16. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea corespunzătoare, securitate și, după caz, analizarea utilizării website-ului.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea website-ului.

Cookie-urile care necesită consimțământ vor fi utilizate numai după exprimarea opțiunii utilizatorului, în condițiile legislației aplicabile.

Informații detaliate privind cookie-urile utilizate vor fi prezentate în Politica de cookie-uri disponibilă separat pe website.

17. Comunicări comerciale

COS FIRE poate transmite comunicări comerciale prin e-mail sau alte mijloace electronice numai în condițiile permise de legislația aplicabilă.

Atunci când transmiterea comunicărilor se bazează pe consimțământ, persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment.

Retragerea consimțământului pentru comunicări comerciale nu afectează comunicările necesare derulării unei relații contractuale sau soluționării unei solicitări.

18. Linkuri către website-uri terțe

Website-ul COS FIRE poate conține linkuri către website-uri sau servicii administrate de terți.

COS FIRE nu controlează modul în care acești terți prelucrează datele cu caracter personal.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale website-urilor respective înainte de a le furniza date cu caracter personal.

19. Date privind minorii

Serviciile COS FIRE sunt destinate în principal profesioniștilor, societăților, organizațiilor și persoanelor care solicită servicii de specialitate în domeniul securității la incendiu.

Website-ul nu este conceput pentru colectarea intenționată a datelor personale ale minorilor.

În cazul în care constatăm că au fost transmise astfel de date fără un temei corespunzător, vom lua măsurile necesare potrivit legislației aplicabile.

20. Modificarea Politicii de confidențialitate

COS FIRE poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările privind website-ul, serviciile oferite, modalitățile de prelucrare a datelor sau cadrul legislativ aplicabil.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website.

Recomandăm consultarea periodică a acestei pagini pentru a fi la curent cu eventualele modificări.

21. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la: